Ngày 23/6/2015, Bộ trưởng Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định số 1209/QĐ-BTC về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế (sau đây được gọi là hóa đơn xác thực); Theo đó, hướng dẫn về việc tạo, phát hành, sử dụng, quản lý hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ đối với các doanh nghiệp, cơ quan thuế thực hiện thí điểm, gồm: Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được cơ quan thuế lựa chọn tạo và phát hành hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế. Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế. Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.
Doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện được thí điểm đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực như: Doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế và đang hoạt động; Có chứng thư số theo quy định của pháp luật. Chứng thư số phải có thông tin mã số thuế của doanh nghiệp và đang còn hiệu lực; Doanh nghiệp hoạt động ở địa bàn có khả năng truy cập, sử dụng mạng Internet.
Về nội dung trên hóa đơn xác thực. Trên hóa đơn xác thực thể hiện thêm các thông tin: số hóa đơn xác thực, mã xác thực, mã vạch hai chiều; Hóa đơn xác thực phải có chữ ký điện tử của người bán trước khi được cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực; Chữ ký người mua (Trường hợp người mua có chữ ký điện tử, người mua có thể ký điện tử sau khi hóa đơn đã được xác thực).
Trong ký hiệu mẫu số hóa đơn (mẫu hóa đơn) doanh nghiệp sử dụng ký tự số “0” để thể hiện số liên hóa đơn, trên hóa đơn xác thực không phải có tên liên hóa đơn.
Về đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực. Doanh nghiệp thực hiện truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực theo mẫu số 01/ĐK-HĐXT . Nội dung đăng ký bao gồm: Đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực; Đăng ký chứng thư số để ký điện tử trên hóa đơn xác thực và giao dịch với cơ quan thuế. Doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng một hoặc nhiều chứng thư số.
Trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ khi nhận được đăng ký của doanh nghiệp, cơ quan thuế gửi Thông báo tới địa chỉ thư điện tử của doanh nghiệp về việc chấp nhận hay không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực. Trường hợp chấp nhận, cơ quan thuế thông báo thông tin về tài khoản (tài khoản cấp 1) và mật khẩu của doanh nghiệp theo mẫu số 03/TB-HĐXT. Trường hợp không chấp nhận, cơ quan thuế thông báo lý do không chấp nhận cho doanh nghiệp theo mẫu số 03/TB-HĐXT.
Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng nhiều tài khoản, doanh nghiệp truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) hoặc phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA) thực hiện tạo các tài khoản cấp 2.
Về đăng ký phát hành hóa đơn xác thực. Trước khi sử dụng hóa đơn xác thực, doanh nghiệp phải truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để đăng ký phát hành hoá đơn xác thực theo mẫu số 05/ĐK-HĐXT. Thông tin đăng ký phát hành hóa đơn xác thực bao gồm: Tên loại hóa đơn; ký hiệu hóa đơn; ký hiệu mẫu số hóa đơn; ngày bắt đầu sử dụng; số lượng hóa đơn thông báo phát hành; phần mềm sử dụng để lập hóa đơn xác thực. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng đồng thời cả phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA), phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD) và phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để lập hóa đơn, doanh nghiệp phải đăng ký thông tin phát hành hóa đơn xác thực cho từng phần mềm.
Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn xác thực sau khi đăng ký phát hành thành công. Thông tin đăng ký phát hành hóa đơn xác thực của doanh nghiệp được cơ quan thuế đăng tải trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Trường hợp thay đổi, bổ sung thông tin về tên, địa chỉ (đã được cơ quan có thẩm quyền chấp nhận), doanh nghiệp thực hiện truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để cập nhật thay đổi. Trường hợp thay đổi, bổ sung thông tin chứng thư số, địa chỉ thư điện tử, doanh nghiệp thực hiện truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để thay đổi, bổ sung thông tin theo mẫu số 02/ĐK-HĐXT. Trường hợp thay đổi, bổ sung thông tin đăng ký phát hành hóa đơn xác thực, doanh nghiệp truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để đăng ký phát hành hoá đơn xác thực theo mẫu số 05/ĐK-HĐXT .
Trường hợp doanh nghiệp ngừng sử dụng hóa đơn xác thực, doanh nghiệp thực hiện truy cập vào phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để khai báo theo mẫu số 04/ĐK-HĐXT. Kể từ thời điểm đăng ký ngừng sử dụng, doanh nghiệp sẽ không tạo được hóa đơn xác thực trên hệ thống nhưng vẫn có thể tra cứu các hóa đơn đã được xác thực. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện doanh nghiệp đã ngừng hoạt động, bỏ địa chỉ kinh doanh, mất tích, cơ quan thuế thực hiện ngừng sử dụng hóa đơn xác thực đối với doanh nghiệp này. Thông tin hóa đơn xác thực ngừng sử dụng của doanh nghiệp được cơ quan thuế đăng tải trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Về tiêu chí lựa chọn doanh nghiệp cấp mã xác thực hóa đơn theo mô hình cấp mã xác thực tập trung. Doanh nghiệp có đủ các điều kiện theo quy định nêu trên. Doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế trong suốt thời gian thực hiện thí điểm, kể từ thời điểm cơ quan thuế lựa chọn và yêu cầu, bao gồm các doanh nghiệp: Doanh nghiệp mới thành lập; Doanh nghiệp thuộc đối tượng phải mua hóa đơn của cơ quan thuế ; Doanh nghiệp kinh doanh thuộc lĩnh vực thương mại, dịch vụ; Doanh nghiệp tự nguyện đăng ký tham gia.
Về tra cứu thông tin hóa đơn xác thực. Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có thể truy cập phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA) hoặc phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để tra cứu, tìm kiếm thông tin hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đã được cấp mã xác thực; tra cứu, kết xuất thông tin chi tiết hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đã được cấp mã xác thực ra tệp. Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thực hiện truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) hoặc phần mềm lập hóa đơn của doanh nghiệp (ICA) để kết xuất danh sách hóa đơn đã được xác thực trong kỳ (Mẫu số 08/BK-HĐXT . Bảng kê này tổng hợp chi tiết danh sách các hóa đơn đã xác thực thành công trong kỳ, theo các chỉ tiêu như: mã số thuế người mua, tên người mua, số hóa đơn xác thực, trạng thái hóa đơn, số hóa đơn, ngày lập hóa đơn, tổng tiền chưa có thuế và thuế giá trị gia tăng.
Về tiêu chí lựa chọn doanh nghiệp cấp mã xác thực hóa đơn theo mô hình cấp mã xác thực phân tán: Doanh nghiệp có đủ các điều kiện và tự nguyện đăng ký tham gia; Doanh nghiệp chấp hành tốt pháp luật thuế; Doanh nghiệp có số lượng hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 100.000 hóa đơn/tháng trở lên; Doanh nghiệp có phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp tích hợp được với thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn đặt tại doanh nghiệp; đồng thời đáp ứng tiêu chuẩn bảo mật theo qui định của Tổng cục Thuế.
Về chuyển đổi từ hoá đơn xác thực sang hoá đơn giấy. Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thực hiện truy cập phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA) hoặc phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) hoặc phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD) để chuyển đổi hóa đơn xác thực ra giấy. Trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn xác thực sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin của hóa đơn xác thực, dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn xác thực gốc “Hóa đơn chuyển đổi từ há đơn xác thực” và mã vạch hai chiều. Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thực hiện chuyển đổi hóa đơn xác thực ra giấy để chuyển cho người mua trong trường hợp người mua không có phương tiện nhận hóa đơn xác thực (nếu cần). Hóa đơn xác thực đã được doanh nghiệp nhận, lưu thông tin dưới dạng tệp dữ liệu điện tử được sử dụng để kê khai, giao dịch với cơ quan thuế và các cơ quan có liên quan. Cơ quan thuế và các cơ quan có liên quan thực hiện việc tiếp nhận thông tin hóa đơn dưới dạng tệp dữ liệu điện tử do doanh nghiệp cung cấp, không yêu cầu doanh nghiệp phải in hóa đơn xác thực ra giấy.
Về trách nhiệm của doanh nghiệp sử dụnghóa đơn xác thực. Doanh nghiệp có trách nhiệm quản lý tên và mật khẩu của các tài khoản của doanh nghiệp và tài khoản người sử dụng của doanh nghiệp đã được cấp. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, đầy đủ, chính xác, trung thực đối với nội dung hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật và lưu hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế dưới định dạng XML theo chuẩn do Tổng cục Thuế quy định. Đối với doanh nghiệp thực hiện cấp mã xác thực theo mô hình cấp mã xác thực phân tán: doanh nghiệp có trách nhiệm bảo quản, sử dụng thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn có hiệu quả.
Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ tham gia thí điểm sử dụng hóa đơn xác thực không phải lập và gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn xác thực với cơ quan thuế. Trường hợp doanh nghiệp tham gia thí điểm sử dụng hóa đơn xác thực đồng thời sử dụng cả hóa đơn đặt in hoặc hóa đơn tự in thì doanh nghiệp vẫn phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in./.
