Cách xử lý trong các trường hợp mất hóa đơn

Việc xử lý trong các trường hợp mất hóa đơn được quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC:

“Điều 24. Xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn

Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC – Có thể làm mẫu này trong HTKK và kết xuất xml để nộp qua mạng) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.”

Và tùy vào từng trường hợp cụ thể, bạn sẽ chỉ bị phạt cảnh cáo, hoặc bị phạt với các mức phạt khác nhau. Chúng ta sẽ cùng đi vào từng trường hợp cụ thể.

Trường hợp Bên bán làm mất hóa đơn

Khi bên bán làm mất hóa đơn, chia ra làm các trường hợp sau:

A. Mất hóa đơn trước khi thông báo phát hành:

Khoản 3 điều 7 thông tư 10/2014/TT-BTC quy định:

“3. Đối với hành vi không khai báo đúng quy định việc mất hóa đơn trước khi thông báo phát hành.

a) Không xử phạt nếu việc mất, cháy, hỏng hoá đơn trước khi thông báo phát hành được khai báo với cơ quan thuế trong vòng 5 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hoá đơn.

b) Phạt cảnh cáo nếu việc mất, cháy, hỏng hoá đơn trước khi thông báo phát hành khai báo với cơ quan thuế từ ngày thứ 6 đến hết ngày thứ 10 kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hoá đơn và có tình tiết giảm nhẹ; Trường hợp không có tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung hình phạt.

c) Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 18.000.000 đồng nếu việc mất, cháy, hỏng, hoá đơn trước khi thông báo phát hành khai báo với cơ quan thuế sau ngày thứ 10 kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hoá đơn.

Ví dụ: Bạn đặt in 10 quyển hóa đơn, thông báo phát hành quyển số 1, sau đó làm mất 9 quyển hóa đơn còn lại khi chưa làm thông báo phát hành. Bạn phải khai báo với cơ quan thuế trong vòng 5 ngày kể từ ngày mất hóa đơn thì sẽ không bị xử phạt trong trường hợp này.

Lưu ý: Ở đây có lỗ hổng “5 ngày kể từ ngày mất”. Như vậy làm sao xác định ngày mất? Kế toán hãy lưu ý khai báo ngày mất hợp lý để tránh bị phạt.

B. Mất hóa đơn khi đã thông báo phát hành:

Khoản 4 điều 11 thông tư 10/2014/TT-BTC quy định:

“4. Phạt tiền 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi:

a) Làm mất, cháy, hỏng hoá đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) nhưng khách hàng chưa nhận được hoá đơn khi hoá đơn chưa đến thời gian lưu trữ, trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn. Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn, trừ liên giao cho khách hàng, trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán.

Có 2 trường hợp:

+ Bạn làm mất hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, hoặc làm mất liên 2 đã lập nhưng người mua chưa nhận được hóa đơn thì bạn sẽ bị xử phạt từ 10.000.000 đến 20.000.000

+ Bạn làm mất liên 1, hoặc liên 3 đã lập thì bạn bị xử phạt theo pháp luật về kế toán. Khoản 1 Điều 12 nghị định 105/2013/NĐ-CP quy định:

“Điều 12. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

Cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm quá 12 tháng so với thời hạn quy định;

b) Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định;

c) Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ.

Trường hợp người bán tìm lại được hoá đơn đã mất (liên giao cho khách hàng) khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người bán không bị phạt tiền.

Trường hợp người bán làm mất, cháy, hỏng các liên hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ (người bán đã lập hoá đơn khác thay thế cho các hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ) thì người bán bị phạt cảnh cáo.

Thủ thuật:

Như vậy, khi mất hóa đơn liên 2, NẾU liên 2 này lập sai, bạn đã lập hóa đơn khác thay thế, thì bạn chỉ bị phạt cảnh cáo. Kế toán có thể nhanh chóng lập lại hóa đơn bị mất và xem như hóa đơn mất là lập sai để giảm mức phạt.

Trường hợp trong cùng một thời điểm, tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hoá đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hoá đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hoá đơn.

Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) có liên quan đến bên thứ ba, bên thứ ba do người bán thuê thì xử phạt người bán theo quy định tại điểm này.

Trường hợp Bên mua làm mất hóa đơn

Khoản 1 điều 12 thông tư 10/2014/TT-BTC quy định:

“1. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho người mua) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách, trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn do thiên tai, hoả hoạn

Trường hợp người mua tìm lại được hoá đơn đã mất và báo cáo lại với cơ quan thuế trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt thì người mua không bị phạt tiền.

Trường hợp trong cùng một thời điểm, tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hoá đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hoá đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hoá đơn.

Lưu ý:

Mất hóa đơn, các bạn sẽ bị xử phạt theo số lần thông báo mất, chứ không căn cứ vào số lượng hóa đơn bị mất. Ví dụ, ngày 01/07/2015, bạn phát hiện mất hóa đơn mua vào số 0000001, bạn làm báo cáo và nộp phạt. Ngày 10/07/2015, bạn lại phát hiện mất hóa đơn mua vào số 0000002, và bạn lại làm báo cáo và nộp phạt tiếp. Nhưng NẾU ngày 20/07/2015, bạn mới phát hiện bạn bị mất hóa đơn số 0000001 và hóa đơn số 0000002, bạn làm báo cáo và chỉ bị phạt 1 lần. Rất khó để cơ quan thuế đủ căn cứ xác định bạn gộp nhiều lần mất hóa đơn để báo cáo. Kế toán có thể vận dụng thật tốt hai từ “NẾU” để giảm thiểu mức phạt.

Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) có liên quan đến bên thứ ba, bên thứ ba do người mua thuê thì xử phạt người mua theo quy định tại khoản này.

Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho người mua) trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán.”

Thủ thuật:

Bên bán làm mất liên 2, bị phạt từ 10.000.000 đến 20.000.000, nhưng NẾU bên mua làm mất liên 2, chỉ bị phạt từ 2.000.000 đến 4.000.000. Kế toán có thể vận dụng thật tốt hai từ “NẾU” để giảm thiểu mức phạt.

 

Khi đã mất hóa đơn. Doanh nghiệp có được kê khai khấu trừ thuế, và ghi nhận vào chi phí hay không?

Khoản 2 Điều 24 thông tư 39/2014/TT-BTC quy định:

“Điều 24. Xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn

Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hoá đơn.”

Lưu ý: Theo đó, khi bị mất hóa đơn liên 2, sau khi đã làm báo cáo về việc mất hóa đơn, đã nộp phạt theo quy định. Để được kê khai khấu trừ thuế và ghi nhận vào chi phí được trừ, các bạn chỉ cần lập biên bản ghi nhận sự việc, và xin bản sao chụp liên 1 của người bán (Người bán photo liên 1, ký, và đóng dấu lên hóa đơn photo. Góc trên cùng bên trái của tờ hóa đơn đóng dấu sao y bản chính).

Mẫu biên bản mất hóa đơn:

BIÊN BẢN GHI NHẬN SỰ VIỆC

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—o0o—

BIÊN BẢN MẤT HÓA ĐƠN

Số: 001/TEN

– Căn cứ Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

– Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 hướng dẫn thi hành nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

Hôm nay, ngày…..tháng…..năm….., đại diện hai bên gồm có:

BÊN BÁN: CÔNG TY BÁN

Địa chỉ: Tầng 3, Tòa nhà Phú Cường, Đường Trương Định, Biên Hòa, Đồng Nai.

Mã số thuế: 3603219693 Điện thoại: 0900000000

Đại diện: Tấn Văn Tiền Chức vụ: Giám đốc

BÊN MUA: CÔNG TY MUA

Địa chỉ:………

Mã số thuế:…. Điện thoại:

Đại diện: Chức vụ:

Hai bên tiến hành lập biên bản để xác nhận việc bên mua mua hàng đã làm mất bản gốc liên 2 – Liên giao cho khách hàng theo chi tiết sau:

STT Tên loại hóa đơn Mẫu số Ký hiệu hóa đơn Số hóa đơn Số lượng Liên hóa đơn Ghi chú

1 Giá trị gia tăng 01GTKT3/001 TS/15P 0000001 01 Liên 2

Liên 1 của hóa đơn trên, bên bán hàng đã thực hiện kê khai thuế trong kỳ báo cáo quý 1 năm 2015.

Chúng tôi cam kết và hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc mất hóa đơn này.

Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản.

ĐẠI DIỆN BÊN BÁN ĐẠI DIỆN BÊN MUA

(Ký, đóng dấu) (Ký, đóng dấu)

biên bản mất hóa đơn, trường hợp mất hóa đơn, xử lý mất hóa đơn