Cải cách về con dấu doanh nghiệp từ 1/7/2015

Từ ngày 01/7/2015, Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp; việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty. Nhiều doanh nghiệp tỏ ra rất hân hoan, vui mừng vì như thế những khó khăn, vướng mắc biết bao lâu nay liên quan đến con dấu nhờ vậy đã được giải tỏa hoàn toàn. Tuy vậy, cũng có không ít những lo lắng, thậm chí là lo âu, băn khoăn về sự “thông thoáng quá mức” này; liệu rằng từ đây, sẽ có nhiều thêm việc lợi dụng, thậm chí lừa đảo nhiều hơn, tranh chấp nhiều hơn .v.v. liên quan đến quản lý, sử dụng con dấu hay không? Nhiều vật trở nên quý giá vì nó rất hiếm, thậm chí không thể có cái thứ hai, nay có bao nhiêu cái cũng được thì còn quý giá cái nỗi gì .v.v.?

          1. Mừng nhiều!

Mừng vì chúng ta đã thay đổi hẳn tư duy về con dấu, về hình thức, số lượng và nội dung con dấu doanh nghiệp, về quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu. Vậy, hiện có những bất cập gì về quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp mà bắt buộc phải đòi hỏi phải cải cách mạnh mẽ để phải mừng đến vậy? Theo chúng tôi, có nhiều nguyên nhân, trong đó có mấy nguyên nhân chính là:

Một là tư duy truyền thống đã ăn sâu vào từng người, cho rằng con dấu là “ngọc tỷ”, vô cùng quý giá, chỉ có một cái duy nhất, ai nắm giữ được con dấu thì người ấy có thể “khuynh loát” được cả một doanh nghiệp. Có khi ai ký hay thế nào cũng chẳng quan tâm nhưng cứ thấy có “dấu đỏ, mực son” là yên tâm rồi! Như thế con dấu chẳng hóa ra quan trọng hơn cả chữ ký? Trong khi cái cần căn cứ để xác minh chính xác tính hợp pháp của văn bản lại là chữ ký, thẩm quyền của người ký .v.v. chứ không phải là con dấu và chính con dấu cũng hoàn toàn có thể bị làm giả.

Hai là, theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2005 thì con dấu phải để ở trụ sở chính. Khi doanh nghiệp dong duổi, bôn ba trên con đường kinh doanh, có cơ hội làm ăn là thậm chí ký, đóng dấu ngay, sao lại cứ phải để ở trụ sở chính? Mặt khác, nếu có mang con dấu đi thì ở nhà cũng không có con dấu (thứ hai) khác mà dùng. Đã có trường hợp doanh nghiệp ở huyện Kinh Môn (một huyện miền núi của tỉnh Hải Dương) phản ánh là phải đi suốt ngày đêm từ Quảng Bình về Hải Dương để đóng dấu vào hồ sơ thầu rồi lại phải chạy ngược lại về Quảng Bình ngay để nộp hồ sơ, rủi mà đóng dấu thiếu, sót .v.v. thì coi như bó tay, hỏng luôn một công chuyện làm ăn lớn .v.v.

          Ba là, Việt Nam đã mở cửa, làm ăn với toàn thế giới, khi mà rất nhiều nước người ta đã không còn sử dụng con dấu theo các quy định cứng do nhà nước đặt ra ra (về nội dung, hình thức, kích thước, số lượng, quản lý …) và bắt buộc doanh nghiệp phải tuân thủ theo nữa. Như vậy, cho dù có muốn thì Việt Nam cũng không thể giữ mãi các quy định “đặc thù” có thể biến Việt Nam thành “ốc đảo”, làm giảm tính cạnh tranh của nền kinh tế được. Được biết, quy định về con dấu doanh nghiệp của Luật Doanh nghiệp 2014 là gần giống như quy định của hầu hết các nước khác trên thế giới.

          2. Lo không ít.

Tuy vậy, có không ít doanh nghiệp và ngay cả các cơ quan hành chính nhà nước lo ngại về sự lợi dụng, rồi lừa đảo, tranh chấp .v.v. có thể xảy ra nhiều hơn. Nỗi lo giống như tai nạn giao thông ập đến khi mà trước nhà vốn có một con đường đang rất chật hẹp, ùn tắc liên miên hàng ngày, đôi khi xảy ra va chạm, cãi cọ nho nhỏ .v.v. đến hôm nay, con đường ấy được làm mới rộng rãi thênh thang, lưu thông thật dễ dàng, nhưng mà từ đó tai nạn giao thông cũng tăng lên rất nhiều, thậm chí có những vụ rất nghiêm trọng … Lại thêm đó nỗi lo từ ngày 01/7/2015, một Công ty có thể có từ hai người đại diện theo pháp luật trở nên (chẳng hạn có đến hai ông Giám đốc trở nên trong một công ty), con dấu thì muốn bao nhiêu cũng được, mỗi ông một con dấu. Liệu có thể có việc, ông giám đốc (một) này vừa ký cái này, đóng dấu đàng hoàng, ông giám đốc (hai) khác lại ký cái kia, cũng đóng dấu đàng hoàng, nhưng nội dung trái hẳn với cái ông giám đốc (một) vừa ký thì biết làm thế nào? .v.v.

Còn nữa, những tranh chấp về quản lý, sử dụng con dấu trước kia do cơ quan công an (là cơ quan bảo vệ pháp luật, rất có kinh nghiệm đấu tranh với tội phạm .v.v.) xử lý, nên thường thuận lợi và nhanh chóng. Nay việc xử lý những tranh chấp về quản lý, sử dụng con dấu chắc sẽ được thực hiện ở Tòa án? Tuy vậy, lo ngại là các vụ việc tranh chấp kiểu này nếu được đưa ra Tòa án để xử lý sẽ luôn có quy trình khá phức tạp, với thời gian xử lý kéo dài …

Tuy vậy, dù có lo (hay không lo) thì hàng ngày ta vẫn được đi (và cũng phải đi) trên con đường rộng rãi ấy, không thể đi mãi cái con đường nhỏ hẹp cũ kỹ kia được. Có điều khi đi vào đường lớn, đi trên đường lớn thì muốn đi chậm quá cũng không được, đi nhanh quá cũng chẳng xong, lại còn bao nhiêu biển báo, ký hiệu phải thuộc lòng để áp dụng khi chạy xe, việc này rõ ràng khó khăn hơn là cứ xách xe ra là chạy trên con đừng nhỏ bé, ngoằn nghèo thủa nào, dù tắc đường, dù chậm chạm nhưng ít phải nhớ biển báo gì .v.v. Tương tự như vậy, dứt khoát, từ nay chúng ta phải thay đổi tư duy lệ thuộc vào con dấu như là một dấu hiệu pháp lý quan trọng nhất thể hiện tính hợp pháp, hợp lệ văn bản của doanh nghiệp. Tới đây rồi có nhiều văn bản nêu hai bên tự thỏa thuận hoặc điều lệ, quy chế .v.v. công ty quy định là không phải sử dụng con dấu thì văn bản vẫn cứ hợp lệ, hợp pháp. Rồi sử dụng chữ ký số thì có ký – đóng dấu truyền thống như hiện nay nữa đâu .v.v. Muốn thế phải tự tìm hiểu, nghiên cứu nhiều cái để có thể là cứ ký vào là văn bản có giá trị ngay chứ không phải chờ đến việc phải “hợp pháp” hóa qua con dấu nữa. Việc này cũng giống như chúng ta phải thuộc biển báo, hướng dẫn .v.v. trên đường tỉnh lộ, quốc lộ để thực hiện khi chạy xe, vì không còn đi đường làng nữa!

   3. Đâu là giải pháp?

Bất cứ việc gì cũng có hai mặt của nó, quy định, quản lý, giám sát chặt trẽ có thể gây khó khăn, bức xúc .v.v. nhưng khi cho phép thông thoáng thì lại lo lắng, sợ bị lợi dụng, lừa đảo, gia tăng tranh chấp. Chắc chắn, khi mới thực hiện những cải cách rất mạnh về con dấu (và không chỉ riêng con dấu, đó còn là những cải cách rất mạnh về ngành nghề kinh doanh, quản trị, quản lý, mua bán doanh nghiệp .v.v.), sẽ gặp không ít khó khăn, vướng mắc do tư duy cũ, cách làm cũ đã in đậm thành thói quen từ rất lâu rồi. Tuy vậy, như Nguyên Thủ tướng Vương quốc Anh, Tony Blair đã nói với Việt Nam là: “Cải cách không vấp phải phản đối là cải cách tồi”. Cụ thể hơn, Bộ trưởng Bộ KH&ĐT Bùi Quang Vinh nhấn mạnh:“Nhưng trong nguyên tắc làm luật, cái gì có lợi ích cho đại thể thì chúng ta phải áp dụng, không thể lấy cái vi phạm của một vài cá nhân, tập thể để bắt tất cả đại thể phải đi theo. Cho nên số ít vi phạm thì chúng ta sẽ có biện pháp, chế tài để xử lý, kiểm soát”.

          Giải pháp chính ở đây là:

1) Phải lấy chữ ký, thẩm quyền ký, thẩm quyền ban hành văn bản là những căn cứ quan trọng nhất để xác định tính hợp lệ, hợp pháp của văn bản và vì thế các bên, các đối tác .v.v. luôn phải có ý thức cao để tự bảo vệ lấy chính mình, tìm hiểu thông tin kỹ lưỡng về đối tác .v.v. khi thực hiện bất cứ một giao dịch với ai hay ký kết một văn bản nào. Đối với những công việc, hợp đồng quan trọng .v.v. rất nên sử dụng tư vấn từ các luật sư, văn phòng công chứng, đội ngũ thừa phát lại .v.v. để lập vi bằng. Trong đó hình thức lập vi bằng tuy mới mẻ nhưng tỏ ra rất hữu dụng. Hoạt động lập vi bằng của thừa phát lại là lập các chứng thư (vi bằng) về những sự kiện, hành vi xảy ra ở mọi nơi, ít bị khống chế về mặt không gian và thời gian. Khoản 2 Điều 2 Nghị định số 61/2009/NĐ-CP quy định: Vi bằng là văn bản do Thừa phát lại lập, ghi nhận sự kiện, hành vi được dùng làm chứng cứ trong xét xử và trong các quan hệ pháp lý khác …

2) Khi được Luật trao quyền tự chủ về con dấu rồi thì hơn ai hết, các doanh nghiệp phải tự xây dựng quy định, quy chế chặt trẽ để làm sao một mặt đáp ứng được yêu cầu tự do sử dụng đạt hiệu quả cao nhất nhưng đồng thời đảm bảo được quyền quản lý con dấu, sự an toàn .v.v. của chính doanh nghiệp. Kinh nghiệm từ các tiệm kinh doanh vàng (trước kia còn có cả ngoại tệ nữa) cho thấy, con dấu ký hiệu của họ, dù do họ tự làm, tự ban hành, thậm chí không đăng ký nhưng có dấu hiệu rất riêng, được quản lý hết sức cẩn thận, chặt trẽ và rất ít người tin cậy mới được phép sử dụng. Như thế, việc cho phép tự do, thoải mái tự quy định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu không bao giờ đồng nghĩa với việc quản lý lỏng lẻo, sử dụng tùy tiện, bừa bãi .v.v. Trái lại, các doanh nghiệp cần tự chủ động bảo vệ mình tốt hơn trước rất nhiều để tránh những hệ lụy đáng tiếc có thể xảy ra.

3) Tăng cường thực hiện chữ ký số, giao dịch điện tử, giảm nhanh chóng bệnh sính văn bản bằng giấy vẫn còn tồn tại. Ngày 23/3/2006, Thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg trong đó nêu rõ: “… bệnh quan liêu hình thức, sính văn bản, giấy tờ còn nặng nề trong thói quen, cách làm việc của bộ máy hành chính” và chỉ thị phải giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. Tuy được ban hành cách đây đã gần 10 năm nhưng Chỉ thị này vẫn còn nguyên giá trị và ý nghĩa thời sự cho đến tận bây giờ^*

Khi có chữ ký số, quy trình tạo lập văn bản, in ra giấy rồi ký tên – đóng dấu sẽ mất dần để chuyển sang quy trình số hóa hoàn toàn, như vậy thì việc ký tên truyền thống bằng bút mực như hiện nay cũng chẳng cần nữa thì nói gì đến việc đóng dấu, việc không phải sử dụng con dấu trong trường hợp ứng dụng chữ ký số này là đương nhiên. Chữ ký số cho phép các cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp có thể ký xác nhận vào file văn bản trên máy tính và chuyển qua mạng Internet mà vẫn đảm bảo tính xác thực như văn bản thông thường. Chữ ký số được tăng cường sử dụng với các ứng dụng chính phủ điện tử bởi các cơ quan nhà nước đang đẩy mạnh làm việc với người dân trực tuyến và một cửa. Khi cần làm thủ tục hành chính hay một sự xác nhận của cơ quan nhà nước .v.v. người dân chỉ cần ngồi ở nhà khai vào mẫu đơn và ký số để gửi là xong. Vì vậy, việc đẩy mạnh sử dụng chữ ký số cũng được xem là một trong những giải pháp quan trọng để cải cách thủ tục hành chính.

Vấn đề đặt ra là, dù chữ ký số khả năng làm giả ít hơn rất nhiều so với chữ ký truyền thống nhưng vẫn không đủ khả năng ngăn chặn hoàn toàn việc làm giả. Như vậy, các doanh nghiệp còn phải dựa trên các phương tiện khác để kiểm tra chữ ký điện tử chẳng hạn như gọi điện trực tiếp cho người ký trước khi giao dịch, dựa trên các quan hệ truyền thống hay các kênh thông tin khác. Đây là các thông lệ trong kinh doanh nên được áp dụng trong bất kỳ môi trường nào vì sự giả mạo cũng là một vấn đề thường xảy ra trong mọi môi trường kinh doanh. Trong đó, để tìm hiểu thông tin về doanh nghiệp nói chung, tìm hiểu về mẫu dấu của doanh nghiệp nói riêng trước khi làm ăn, ký kết văn bản, hợp đồng .v.v, cũng là để tự bảo vệ mình, các cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp, người dân .v.v. rất cần phải truy cập thường xuyên vào Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia(dangkykinhdoanh.gov.vn). Các thông tin về doanh nghiệp, mẫu con dấu doanh nghiệp .v.v. sẽ được đăng tải đầy đủ tại Cổng thông tin ĐKDN quốc gia này.

4) Đẩy mạnh việc tuyên truyền bản chất của việc quản lý, sử dụng, lưu giữ, hình thức, nội dung, số lượng con dấu doanh nghiệp nói riêng cũng như Luật Doanh nghiệp 2014 nói chung. Hiện không ít báo chí do trích dẫn không đầy đủ có thể dẫn đến hiểu sai như: sau ngày 01/7/2015 được tự do kinh doanh, muốn kinh doanh cái gì cũng được, miễn không cấm (quên mất là không cấm nhưng phải có đủ điều kiện mới được kinh doanh) hay nêu là sẽ bỏ con dấu (không bỏ con dấu mà là doanh nghiệp được tự quyết về con dấu và quản lý, sử dụng con dấu).

5) Xử phạt nghiêm minh bất cứ hành vi lừa đảo, gian dối nào liên quan đến giả mạo chữ ký, giả mạo con dấu, sử dụng con dấu không đúng thẩm quyền  .v.v.

Hiện nay, Chính phủ đang chỉ đạo Bộ KH&ĐT cùng các cơ quan có liên quan gấp rút xây dựng Nghị định hướng dẫn thực hiện Luật Doanh nghiệp. Dự thảo lần 3 Nghị định (được đăng trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia: dangkykinhdoanh.gov.vn) dành hẳn một chương III với 4 điều về quản lý và sử dụng con dấu. Khoản 3, điều 23 Dự thảo Nghị định nêu: Tranh chấp giữa doanh nghiệp và các cá nhân, tổ chức khác có liên quan về ngôn ngữ và hình ảnh sử dụng trong nội dung dấu của doanh nghiệp được giải quyết tại Tòa án hoặc trọng tài theo quy định của pháp luật có liên quan. Tuy vậy, điều cần thiết hơn, với phạm vi rộng hơn, tần xuất xảy ra nhiều hơn .v.v. là tranh chấp về quản lý, sử dụng, lưu giữ con dấu được giải quyết tại đâu thì Dự thảo Nghị định lại không nêu rõ. Phải chăng, Ban soạn thảo Nghị định cho rằng, Luật đã giao cho doanh nghiệp tự quyết về con dấu rồi thì họ phải tự chịu, có gì tranh chấp thì đương nhiên là ra Tòa. Tuy vậy, theo chúng tôi, Nghị định rất cần có quy định cụ thể để giải quyết tranh chấp về con dấu như sau: Tranh chấp về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp, việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu doanh nghiệp được giải quyết tại Tòa án hoặc trọng tài.

                                                                                                                             Lê Xuân Hiền